totop

iWith.org: Desenvolupament web per a projectes que milloren el món*





Uneix-te a l'equipo d'iWith

Titular notícies

Els nous sistemes de gestió de documents: Una alternativa a les pèrdues d'informació en les associacions


Igual que les empreses, les organitzacions no lucratives (ONGs, Associacions, grups de voluntariat, etc.) produeixen i maneguen molta informació que han d'organitzar i compartir entre els seus membres i usuaris. Normalment bona part d'aquesta informació s'emmagatzema en el disc dur dels ordinadors, i quan es necessita només cal demanarla a les persones que la gestionen, però aquest sistema organitzatiu ha arribat a la seva fi, tant pels riscos que comporta i els costos que genera, com per les oportunitats que frustra. Ara la implantació de sistemes de gestió de documents és fàcil i està a l'abast de les organitzacions no lucratives.
 

Les necessitats creixents d'un sistema de gestió de documents

Moltes vegades les ONGs no disposen d'un sistema d'organització de la seva documentació, aquesta es troba emmagatzemada en el disc dur d'un o diversos ordinadors dificultant el seu accés a tot l'equip i ocasionant així una pèrdua de temps i d'eficiència. Ej:La persona que gestiona el document que necessito està de vacances o es troba reunida. Encara tenint accés al seu ordinador em resulta impossible trobar la carpeta que conté el document en qüestió, és necessari que esperi que regressi per a demanar-se'l. Utilitzant un sistema de gestió de documents, qualsevol membre autoritzat de l'organització podrà accedir a la informació que busca de forma immediata i sense necessitat de passar per una altra persona.

 
En altres casos la informació ha d'estar disponible a totes hores i des de qualsevol punt del planeta i el seu accés ha d´estar restringit a persones autoritzades. Una organització amb oficines repartides per diversos punts del planeta funcionarà millor si totes les seves oficines comparteixen la mateixa informació, independentment de la seva ubicació geogràfica i de la franja horària en la qual es trobin. Així, l'oficina de Moçambic d'una organització podrà accedir a un document sense haver de sol·licitar-lo prèviament per email amb el risc de bloquejar el seu compte de correu o de no rebre'l si pesa massa. Podrà a més modificar el document que estarà immediatament disponible  per a les altres persones interessades.

En determinades ocasions, la producció d'un document requereix la intervenció de diverses persones en etapes diferents. El procés d'elaboració del document pot arribar a ser caòtic e ineficient si no s'atribueixen rols i accions a les persones que intervenen i si aquestes persones no tenen visibilitat sobre les modificacions realitzades i les que queden per fer. Mitjançant un sistema de fluxos de treball efectiu, la producció del document resultarà molt més senzilla i eficaç.


Solucions de sistemes de gestió de documents

A l'hora de gestionar la seva documentació, les organitzacions poden optar per solucions diverses: que ho fagi un informàtic intern, contractar el disseny i la instal·lació d'una intranet a una empresa a preu de mercat, utilitzar un programa lliure si en tenen els coneixements o sol·licitar la collaboració d'una persona voluntària amb l'esperança que romangui el temps suficient per a garantir una certa continuïtat de la intranet. Cadascuna d'aquestes opcions té els seus desavantatges, ja sigui en termes de costos econòmics com de viabilitat i/o de continuïtat.

Per a ajudar a les organitzacions no lucratives, Iwith.org proposa una eina de gestió de documents d'ús senzill i fàcil aplicació, acompanyant en tot el procés d'inicialització, formació i manteniment. Gràcies a un programa que es diu l´ "Arbre del Coneixement Participen activament i de forma controlada en l'", un nou servei de la plataforma Ab.Core, les organitzacions emmagatzemen i organitzen la informació en la seva intranet, els seus membres accedeixen a aquesta informació fàcilment gràcies a un sistema de recerca de documents. Poden obrir els documents des de les aplicacions de Windows Office. Poden revisar-los, moure'ls, copiar-los i esborrar-los des de Windows Explorer.actualització de la documentació, només les persones o els grups autoritzats poden editar els documents i reben una notificació dels canvis realitzats i dels passos a seguir. En aquest sentit es creen fluxos de treball amb permisos, accions, rols adjudicats a grups i/o persones i notificacions respecte a l'estat del document i al seu grau d'elaboració.

Per a veure i conèixer aquest sistema de gestió de documents, us convidem a assistir al curs "L'arbre del coneixement o la Gestió Eficaç de la Documentació en una ONG" impartit per Iwith.org el 18 de setembre 2006 .


Últimes Notícies





 



 
Google + Facebook Twitter Youtube Rss