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Los nuevos sistemas de gestión de documentos: Una alternativa a las pérdidas de información en las asociaciones.


Al igual que las empresas, las organizaciones no lucrativas (ONGs,  Asociaciones, grupos de voluntariado, etc.) producen y manejan mucha información que deben organizar y compartir entre sus miembros y usuarios. Normalmente buena parte de esta información se almacena en el disco  duro de los ordenadores, y cuando se necesita no hay más que pedirla a las personas que la gestionan, pero este sistema organizativo ha  llegado a su fin, tanto por los riesgos que comporta y los costes que genera,  como por las oportunidades que frustra. Ahora la implantación de sistemas de gestión de documentos es fácil y está al alcance de las organizaciones no lucrativas.

Las necesidades crecientes de un sistema de gestión de documentos

Muchas veces las ONGs no disponen de un sistema de organización de su documentación, ésta se encuentra almacenada en el disco duro de uno o varios ordenadores dificultando su acceso a todo el equipo y ocasionando así una pérdida de tiempo y de eficiencia. Ej:La persona que gestiona el documento que necesito está de vacaciones o se encuentra reunida. Aún teniendo acceso a su ordenador me resulta imposible encontrar la carpeta que contiene el documento en cuestión, es necesario que espere a que regrese para pedírselo. Utilizando un sistema de gestión de documentos, cualquier miembro autorizado de la organización podrá acceder a la información que busca de forma immediata y sin necesidad de pasar por otra persona.

En otros casos la información tiene que estar disponible a todas horas y desde cualquier punto del planeta y su acceso debe restringirse a personas autorizadas. Una organización con oficinas repartidas por diversos puntos del planeta funcionará mejor si  todas sus oficinas comparten la misma información, independientemente de su ubicación geográfica y de la franja horaria en la que se encuentren. Así, la oficina de Mozambique de una organización podrá acceder a un documento sin tener que solicitarlo previamente por email con el riesgo de inundar su cuenta de correo o de no recibirlo si pesa demasiado. Podrá además modificar el documento que estará disponible en el acto para las demás personas interesadas.
 
En determinadas ocasiones, la producción de un documento requiere la  intervención de varias personas en etapas diferentes. El proceso de elaboración del documento puede llegar a ser caótico e ineficiente si no se atribuyen roles y acciones a las personas que intervienen y si  estas personas no tienen visibilidad sobre las modificaciones realizadas y las que quedan por hacer. Mediante un sistema de flujos de trabajo efectivo, la producción del documento resultará mucho más sencilla  y eficaz.

Soluciones de sistemas de gestión de documentos

A la hora de gestionar su documentación, las organizaciones pueden optar por soluciones diversas: recurrir a un informático interno, contratar el diseño y la instalación de una intranet a una empresa a precio de mercado, utilizar software libre si se dispone de los conocimientos o solicitar la ayuda de una persona voluntaria con la esperanza de que permanezca el tiempo suficiente  para garantizar una cierta continuidad de la intranet. Cada una de estas opciones tiene sus desventajas, ya sea en términos de costes económicos como de viabilidad y/o de continuidad.

Para ayudar a las organizaciones no lucrativas, Iwith.org  propone una herramienta de gestión de documentos de uso sencillo y fácil aplicación, acompañando en todo el proceso de puesta en marcha, formación y mantenimiento. Gracias a un programa llamado el "Arbol del Conocimiento", un nuevo servicio de la plataforma Ab.Core, las organizaciones almacenan y organizan la información en su intranet, sus miembros acceden a esta información fácilmente gracias a un sistema de búsqueda de documentos. Pueden abrir los documentos desde las aplicaciones de Windows Office. Pueden revisarlos, moverlos, copiarlos y borrarlos desde Windows Explorer. Participan activamente y de forma controlada en la actualización de la documentación, sólo las personas o los grupos autorizados pueden editar los documentos y reciben una notificación de los cambios realizados y de los pasos a seguir. En este sentido se crean flujos de  trabajo con permisos, acciones, roles adjudicados a grupos y/o  personas y notificaciones respecto al estado del documento y a su grado de elaboración.

Para ver y conocer este sistema de gestión de documentos, os invitamos a asistir al curso "El árbol del conocimiento o la Gestión Eficaz de la Documentación en una ONG" impartido por Iwith.org el 18 de septiembre 2006.

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