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¿Sepultado por el email? Recolecta, procesa y realiza


Ramón Bartomeus, manager de Iwith.org publicó una colaboración en el portal de Chandra . Interesantes consejos para usar las TIC en tu trabajo, de modo de hacerlo más fácil y organizado.

Hace unos días en una reunión de IAVE (International Association for Volunteer Effort), hablábamos de la organización del trabajo y alguno se admiraba de mi capacidad de trabajo y la aplicación de las TIC al día a día de las organizaciones.

Después de la reunión he investigado un poco y he afinado mi metodología. La comparto por si es útil, aunque la experiencia dice que cada uno debe buscar su propio método de trabajo.

La idea principal es aplicar los principios de Getting Things Done (GTD) de David Allen. GTD se basa en el principio de que una persona necesita borrar de su mente todas las tareas que tiene pendientes guardándolas en un lugar específico. De este modo, se libera a la mente del trabajo de recordar todo lo que necesita hacer, y permitiéndole concentrarse en la realización de aquellas tareas. Es decir, mientras haces una cosa te olvidas de todas las demás, pero para conseguirlo necesitas tener el resto de tareas bajo control. Hay muchas herramientas para controlar las tareas pendientes y mucha gente apuesta por volver a lo básico y tomar papel y lápiz os dejo algunos links al final del artículo para que cada uno busque la que se adapte mejor a su estilo de vida.

Personalmente utilizo Things como gestor de tareas un programa muy sencillo pensado para aplicar la metodología GTD, y como soy usuario de un Apple aprovecho las habilidades del sistema operativo como soporte de sincronización con Tareas, Mail, Calendario y Agenda. Si utilizas papel y lápiz, Windows, o Linux también encontraras otras formas de mantener la información coherente en todo tu espacio de trabajo.

También utilizo Ab·core, la plataforma de servicios Internert de Iwith.org que con su herramienta KPI me ayuda a hacer el seguimiento de indicadores, objetivos e informa de los resultados al Consejo de la Fundación.

Los KPI son Indicadores Clave de Desempeño, del inglés Key Performance Indicators (KPI), miden el nivel del desempeño de un proceso de forma que se pueda alcanzar el objetivo fijado. Los KPIs están definidos a partir de la estrategia de la fundación

Pero dejemos la teoría ya que está muy explicada en Internet (puedes ver los links al final) y vayamos a la práctica del día a día.

Básicamente hago 3 cosas: Recolectar tareas, procesarlas y realizarlas:

 

1 Recolectar tareas

En cualquier momento del día aparece una tarea, una idea, un recuerdo y sin perder tiempo se anota en cualquier soporte (papel, mail, calendario, notas, etc) que pueda mandarlo fácilmente a la bandeja de entrada para procesarlo posteriormente. En mi caso la bandeja de entrada esta en Things y llego a ella con un atajo de teclado sin dejar el programa o la tarea en la que estoy trabajando. Recolectar una tarea son cinco segundos, es el tiempo que tardas en apuntar las palabras clave de la idea en un papel y dejarlo en el bolsillo.
Esto permite no distraerse de la tarea dominante (ya sea, escribir un mail o pasear por el bosque) y al mismo tiempo no desaprovechar la inspiración del momento. Una vez guardada la tarea puedo olvidarme de ella

Además del teléfono, las notas en mi bolsillo, etc. Mail, el programa de gestión de correo, es mi principal fuente de tareas, pero ya no lo abro constantemente, sino que lo uso para recolectar tareas unas pocas veces al día. Si un mail se puede contestar en pocos minutos lo hago, sino lo mando al gestor de tareas en un solo clic.

Resultado:

  • Reduce el stress
  • Permite concentrarse en lo esencial
  • Se guardan todas las ideas

flujo trabajo

2 Procesar tareas

Cuando es el momento adecuado, abro Things y me dedico a procesar las tareas que están en mi bandeja de entrada, añadiéndoles los tags que les correspondan (prioridad, fecha límite, etc) y asignándolas a proyectos y objetivos … si una tarea no encaja en el esquema hay que preguntarse si he asumido nuevas responsabilidades y objetivos, o si no estoy delegando correctamente. Como veremos mas tarde Things tiene un completo sistema de clasificación de las tareas para que yo las encuentre cuando necesite ocuparme de ellas.

Resultado:

  • Se planifican las tareas
  • Los planes están orientados a objetivos
  • Todas las tareas desaparecen de mi vista excepto la que requieren mi atención

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3 Hacer lo esencial

Una vez recolectadas las tareas y procesadas adecuadamente, mi centro está en lo que hay que hacer hoy, y solo en lo que hay que hacer hoy. Esta lista está automáticamente presente en Things y bien sincronizada en mi buzón de tareas en mail y en la ventana de tareas de mi calendario.
Todo lo que no corresponde al foco “Hoy” desaparece de mi vista, y si viene una interrupción la mando a la bandeja de entrada.

Para trabajar así se requiere la tranquilidad de que todo está bajo control y eso requiere un poco de organización, pero el esfuerzo vale la pena y os explico telegráficamente como uso las herramientas:

Objetivos
La base de la organización de mi trabajo está en los objetivos marcados en consenso con el Consejo de la Fundación Iwith.org para todo el año. Estos objetivos están ordenados en áreas en mi Things, el programa de gestión de tareas.

KPI
Los objetivos están representados por indicadores que yo, al igual que todos los implicados en la Fundación, evalúo todos los meses usando la herramienta KPI de Ab·core. Los KPI recopilan datos: cuantas organizaciones ayudamos, cuantos usuarios tenemos, cuantos artículos escribimos, etc.

La herramienta KPI de Ab·ore manda el informe completo al Consejo y pone la información relevante de forma transparente a disposición de los stakeholders (donantes, voluntarios, beneficiarios, etc).

Proyectos
Para conseguir los objetivos, cada área está desglosada en una serie de proyectos que Things representa con una barra que avanza a medida que se completan las tareas del proyecto

Tareas
Para llevar a cabo los proyectos dispongo tareas que también vienen gestionadas por Things y automáticamente son asignadas a un Foco temporal

Foco Temporal
Todas las tareas están en un foco temporal

  • “Hoy” para las tareas que hay que realizar “ahora” y que se sincronizan automáticamente con mi calendario y programa de correo electrónico.
  • “Después” para las tareas que hay que realizar en otro momento
  • “Algún día” para tareas que no hay que tener presentes en este momento
  • “Calendarizadas” para tareas que tienen fecha de inicio prevista

Tags
Las tareas incluyen una colección de Tags que responden a las preguntas esenciales repartidos en las siguientes categorías:

  • Qué tipo de tarea hay que realizar: (Trabajo, reclamar respuesta, pensar…)
  • Dónde se va a realizar: (Despacho, casa, itinerante, Suiza, Madrid …)
  • Nivel de importancia: (Alta, media…)
  • Herramienta que hay que usar: (Mail, Teléfono, CRM…)
  • Cuanto esfuerzo requiere (15 minutos, 1 hora, una tarde…)

Things me permite hacer busquedas filtradas para encontrar rápidamente por ejemplo una tarea que pueda hacerse en 15 minutos por teléfono, o para recordar todas las tareas relativas a Madrid cuando estoy en la capital.

En resumen las tareas llegan al foco “Hoy” cuando les corresponde, y no me siento sepultado por la avalancha de e-mails y tareas no realizadas, y si un día dispongo de un Iphone y el servicio mobileme podré llevar toda la información sincronizada en el bolsillo y dejar de usar las notas de papel.

Más información:

Si queréis saber mas curiosead en los links adjuntos

Sobre Metodología para gestionar el trabajo
En Español:

En Ingés:

Sobre Gestores de tareas
En Español:

En inglés:

Acerca de los KPI
http://es.wikipedia.org/wiki/KPI

Ab·core KPI La plataforma de servicios Internet de Iwith.org
http://www.iwith.org/ca/programas/abcore.html

Lo que no se mide no se gestiona: ¿qué son y para qué sirven los KPI?
http://www.materiabiz.com/mbz/economiayfinanzas/nota.vsp?nid=36962


Mas sobre el tema: ong , internet , chandra , organizador trabajo
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