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Les nouveaux systèmes de gestion de documents: Une alternative aux pertes d´information dans les associations


Les ONGs (organisations non gouvernementales, associations, groupes de volontaires....), comme les entreprises, produisent beaucoup d´information à organiser et à partager entre leurs membres et leurs bénéficiaires. Normalement cette information est sauvegardée dans le disc dur d´un ordinateur, si une personne dans l´oganisation en a besoin, elle n´a qu´à la demander mais ce système d´organisation n´est plus valable, il comporte trop de risques et reste trop coûteux.  Aujourd´hui, l´utilisation de systèmes de gestion des documents est facile et se trouve à la portée des ONGs.

 

Les besoins en système de gestion de documents augmentent

 

Souvent les ONGs ne disposent pas d´un système d´organisation de leur information, elles la sauvegardent dans le disc dur d´un ou plusieurs ordinateurs ce qui rend difficile l´accés à toute l´équipe et provoque des pertes de temps et d´efficacitée. Ex: Il me faut un document mais la personne qui l´utilise normalement est partie en vacances, j´ai accés à son ordinateur mais je n´arrive pas à trouver le document en question. Avec un système de gestion de documents, tous les membres autorisés d´une organisation ont un accés direct et immédiat à l´information sans être obligés de passer par un intermédiaire.

Dans certains cas l´information doit être accessible à tous moments, de partout et l´accés doit être restraint aux personnes authorisées. Une organisation avec des bureaux répartis dans tous les continents sera plus efficace si ses bureaux partagent la même information, indépendemment de leur situation géographique et du décalage horaire. Ainsi les bureaux d´une organisation situés au Mozambique pourront directement avoir accés aux documents sans devoir d´abord les demander par email  au risque de bloquer leur compte email si les documents sont trop lourds.

 
 

 Dans d´autres cas, la production d´un document nécessite l´intervention de plusieurs personnes à des étapes différentes. La rédaction du document peut devenir caothique, pour  mieux la gérer il faut attribuer des rôles et des actions aux personnes qui y interviennent. Les modifications faites et les pas à suivre doivent être visibles et clairs à tous moments. Grâce à l´utilisation d´un système de flux de travail, la production de documents sera plus simple et efficace.

Solutions de systèmes de gestion de documents

Lorsqu´il s´agit de gérer leurs documents, les ONGs ont plusieurs possibilitées: avoir recours au service technique, demander à une enterprise de faire le dessin et l´installation d´une intranet au prix du marché, utiliser un logiciel libre si elles en ont les compétences ou bien compter sur l´aide d´un bénévole en espérant que cette personne reste assez longtemps pour assurer la continuitée de l´intranet. Chacune de ces options présente des inconvénients, soit en termes de coûts, soit en termes de viabilité et de continuité.

 

 Pour aider les ONGs, Iwith.org propose une solution de gestion de documents facile à utiliser tout en encadrant la mise en place, la formation et la maintenance. Grâce à un logiciel appelé “L´arbre de la connaissance”, dernier service proposé dans le cadre de la plateforme Ab.Core, les organisations stockent et organisent l´information sur leur intranet, leur membres ont un accés direct à cette information et peuvent la rechercher facilement grâce à un système de recherche de documents. Elles peuvent ouvrir les documents depuis Windows Office, les réviser, les bouger, les copier et les effacer sous Windows Explorer. Elles participent activement à la mise à jour des documents et de façon controllée, seul les personnes ou les groupes autorisés peuvent modifier les documents et reçoivent un avis de modifications faites et de pas à suivre. Ainsi s´établissent des flux de travail avec des permis, des actions, des rôles atribués et des avis de modifications.

 

Pour présenter ce système de gestion des documents,  Iwith.org organise le 18 septembre 2006 un cours online en catalan et en español intitulé L´Arbre de la connaissance ou la gestion efficace des documents au sein d´une ONG”


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